联合国《采购指南》修订版6.1-第七章《投标文件的管理》

联合国《采购指南》修订版6.1-第七章《投标文件的管理》

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7.1 投标文件的接收和保管

供应商须确保按照招标文件的相关规定向联合国项目事务署提交报价书。投标文件可通过邮政信函、安全传真、专用电子邮件（即专用传真号码或专用电子邮件地址）或联合国项目事务署电子采购系统接收（注：投标文件，以及报价书或标书，均为标书、报价和建议书的通用术语，是供应商提交的响应招标文件的文件。在联合国项目事务署，“投标文件”一词也常用于指代提交给合同和财产委员会进行审查的投标文件。）。更多关于电子招投标的详细信息，请参见6.10。若报价书采用人工投递的方式，则联合国项目事务署必须开具收据，注明交付的日期和时间。

采购价值若等于或超出50,000美元的（第6.6.7条规定的长期协议项下二次招标的报价请求除外；第15.4条说明的《紧急采购程序》规定的报价请求除外；利用电子采购系统开展的过程除外），必须委派一名与采购事务无直接利害关系的个人负责接收全部报价书。该人员须由联合国项目事务署相关业务部门的负责人书面指定，且必须了解标书收取过程保密性和完整性的重要性。所有标书或建议书必须加盖接收时间日期戳，在报价书接收台账中进行登记，置于加锁的集装箱内（如文件柜或保险箱），直至开标。集装箱仅能由与采购事务无直接利害关系的人员接触，且该人员必须经过联合国项目事务署相关业务部门负责人正式授权。

在采用正式的招标方法时，专用传真和电子邮件收取的报价书必须采用严格的管控措施，其程度应当等同于对外邮寄或专人送达的报价书一样。特别需要强调的是，与采购过程直接存在关联的个人在开标之前不得接触到报价书。对于使用电子采购的标书，本要求不适用，因为系统会自动保管收到的投标文件，记录提交的日期/时间，并且在投标截止日期之后和开标之前禁止联合国项目事务署评标小组接触到投标文件。有关更多信息，请参见第2.8条“职责划分”和第6.10条“电子招投标”。

7.2 投标文件的修改和撤回

7.2.1 投标文件的修改

投标人可在投标截止日期前以书面形式修改其报价书。修改资料应按照材料提交指示进行提交，联合国项目事务署应将其与其它任何报价书一视同仁。

7.2.2 投标文件的撤回

只有在公布的报价书提交截止日期之前，供应商书面告知联合国项目事务署后，方才允许供应商撤回投标文件。撤回的报价书应在开标之前与其他标书/建议书分开，不得开启。

在公布的截止日期之后若撤回投标文件的，原则上不予应允。若发生此种情况，联合国项目事务署应将申请撤回的报价书与其他报价书一起打开、评估。若供应商提交了投标保函，则联合国项目事务署应将其扣留。如果经评标后该报价书被选定，则投标保函必须兑现，除非供应商愿意按照其原始投标文件的报价提供货物/服务/工程。若未要求提交投标保函，则须通过谈判解决这一问题，必要时可向法律顾问寻求法律意见。

若供应商能够合理解释其撤回投标文件的原因，联合国项目事务署可以同意在投标截止日期之后撤回。合理的解释包括由于在同期中标其他项目，导致供应商不具备承担联合国项目事务署委托项目的能力。如果供应商事先无法预见此事，但如能告知联合国项目事务署其无力承担项目实施，则应视为是负责任的行为，联合国项目事务署可以接受其撤回投标文件。此外，应当考虑供应商申请撤回投标文件之后，若坚持让供应商履行其报价书是否符合联合国项目事务署的利益。对采购过程承担全部责任的采购机构需要进行如此考量。

无论是否有正当理由撤回投标文件，在公布的投标截止日期之后撤回投标文件均视为严重问题。如果供应商未受到联合国项目事务署的相关措施影响，则可在投标的过程中，先行提交优惠报价，而后在市场情况发生了不利于供应商的变化（如产品的市场价格在投标截止日期后上涨）时，则可撤回报价书。因此，如果在截止日期之后报价书被撤回（或者供应商在截止日期之后需要更改其投标文件），必须向供应商发出书面警告，告知其该做法是不被联合国项目事务署认可的，而且可能会被联合国项目事务署从今后的招投标项目中除名。向供应商发出第二次警告后，联合国项目事务署将会把其从今后的招投标项目中除名。采购官员必须与法律顾问商议后方才发布此等警告。信函的复印件还应经过供应商审查委员会（VRC）的审查，使关于供应商的系统问题能够得以解决，或者在必要时，可以采取措施，剥夺供应商的投标资格。

7.3 迟交及非邀标投标文件

7.3.1 迟交报价书

联合国项目事务署不会接受指定投标截止日期之后送达的投标文件。除下列情况外，在指定日期和时间之后收到的投标文件应被拒收，在开标小组的开标报告中记录，并根据第7.5条“投标文件的拒收”的规定处理。如在招标文件规定的具体投标文件接收时间之后重新提交、修改或撤回联合国项目事务署已收到的投标文件，均视为“迟交”标书，除非是在授标之前收到，否则将不予考虑，并且：

a）有可信的证据表明重新提交、修改或撤回的投标文件是发送至联合国项目事务署指定的投标文件接收地点的，且在规定的标书接收日期之前已为联合国项目事务署管控；

）如果紧急或意外事件妨碍了联合国项目事务署的正常程序和业务，致使投标文件无法在确切的截止日期前送达联合国项目事务署的指定地点，而且联合国项目事务署的紧急要求禁止修改投标截止日期和/或开标日期。在这种情况下，截止日期将延期至联合国项目事务署恢复正常营业的首个工作日的具体时间（见招标文件中的规定）（除非在恢复正常营业之前标书已经过了延期和/或修改，并以正常方式通知了潜在投标人）。

此外，根据具体情况，PG 负责人可决定是否接受迟交投标文件或邮寄地址、电子邮件或传真号码错投投标文件。如果发生迟收投标文件的（但该投标文件须早于评标小组启动评标程序之时），若投标文件能明显反映出迟交并非有意为之，且若接受该迟交投标文件不会对认为参与投标的任何竞标人产生表面或实际不当得利的，PG负责人可以接受在招标文件指定到期日之后收到的建议书。必须由PG 负责人审批是否到期日之后收取的任何投标文件。评标程序开始之后收到的投标文件应按照前一段落和第7.5条之规定进行处理。

联合国项目事务署电子采购系统不允许投标人在截至日期之后提交投标文件。然而，该系统准许供应商可在截止日期之前先行草拟投标文件（即在网上调查表中罗列相关信息或按照文件检查表上传规定的文件），因此鼓励供应商使用该功能，分阶段地编写完善其投标文件，无需等待最后时刻编写、提交其投标文件。

7.3.2 非邀标报价书

非邀标投标文件的概念仅用于限制性招标程序，即将一部分选定的供应商入围，向其发出招标邀请。如为公开竞标，则所有收到的报价书应视为是应标报价书。总而言之，非邀标报价书（即联合国项目事务署未曾邀标的供应商提交的报价书）只要符合下列条件的，可以接受：

a） 供应商符合招标文件的全部要求（即投标截止日期、提交模式以及所有其他要求）；

） 应联合国项目事务署的申请，供应商提交书面声明，证明其是从非联合国项目事务署人员、非接收方政府官员或非联合国顾问处获得的招标文件。声明必须载明与提供招标文件人员之间的关系。如果该供应商取代任何一位被邀标方，则该供应商还要额外说明替代的原因。

是否接受非邀标报价书应完全由PA 自行决定，且若接受非邀标报价书的唯一原则是须符合联合国项目事务署的最大利益。若接受非邀标报价书，则必须将其连同其他报价书一起评标。

如果已经正式的资格预审已经完成，则不得接受非邀标报价书。同样，在招标程序之外收取到的非邀标报价书也不得接受。在这两种情况下，联合国项目事务署代表均没有响应任何此等报价书的义务。出于文件记录之目的，非邀标报价书应当存档，不应返还给供应商。

7.4 投标文件开标与备案

投标文件必须以透明的方式进行开启，以确保仅对合法有效的投标文件进行评标，并保证所有供应商均受到公平、公正地对待。

投标文件必须加盖时间戳，并在投标截止日期之后立即开启，或在该日期后尽快开启。建议提交投标文件的地址以及开启报价书的地址为同一处，或至少临近。开标应最迟于下个工作日营业结束之前（COB）召开，若无法于该时间召开的，则负责招标程序的采购官员必须编写说明备案，解释发生延误的原因，评估对招标程序的任何可能影响，并提交PA 审查签字。

如果在招标期间，同一投标人提交了多份投标文件取代之前的投标文件，则应仅开标最近收到的一份。

在投标文件开标之前，必须将其保管在安全、上锁的地点，由专门负责接收标书的人员负责，并应以保密的方式处理。开标完成之前，报价书不得向评标小组传阅。

报价书价值兑换所用汇率应始终为投标截止日期当天的联合国官方汇率。

7.4.1 开标小组

将由开标小组（注：开标和开标小组是不受任何限制的行业术语，指根据ITB收到的标书开标和根据征求建议书流程收到的建议书开标。）开启投标文件。开标小组由PA书面指定的人员构成。PA可以决定就特定项目/业务部门等指定开标小组的常驻人员。

为了确保报价书开标程序的公正性，开标小组内必须包括至少两人，其中至少一人未牵涉采购程序的后续阶段，但以下情况除外：

a） 如办公地点较小，如果PA已书面表明将职责完全分工无法满足本要求的规定（见第2.8条“职责划分”）；

）在使用电子采购系统时，如果由于系统能够解决标书登记/开标职能的相关风险，则（经PA判定后）一个人（无论是否参与采购程序）可以承担开标职能：（i）不考虑投标人迟交的投标文件；（ii）联合国项目事务署用户在投标截止日期之前无法接触到投标文件；（iii）联合国项目事务署用户无法以任何方式修改或删除供应商在招标

任何阶段提交的资料和文件。

应提前向开标小组提交一份招标要求汇总以及所有相关详细资料（包括但不限于招标到期日、招标参考和题目、招标方法、宣传方法、报价书收取报告等）。开标小组在开标之时不得拒收投标文件或宣布其无效。然而，开标小组应当反映出开标报告中说明的任何偏差，如迟交报价书等。只有负责执行招标的评标小组方才有权依据不符合所述招标文件的事实而拒收投标文件。

在开标会议期间，开标小组应当确定可以及时发现的投标文件疏忽或缺陷，并将其记录在开标报告中。

投标文件应由开标小组的所有成员草签/签字并注明日期。处理投标文件应采用保密的方式处理，重要的是在招标过程中取得的全部资料均应保密。

7.4.2 投标报价开标（RFQ）

对于投标报价，无需走正式的提交、接收或开标程序。

如果PA 认为本方法存在相关风险，则应将其记录在案；如果认定风险严重的，则应采用缓解程序。

7.4.3 开标（ITB）

根据ITB 收到的所有标书必须由PA 根据第7.4.1 条规定委派的开标小组在正式开标会议上开标。PA可在发出ITB之前决定公开开标是否符合联合国项目事务署的利益，并且此类信息必须包括在招标文件中。如果符合联合国项目事务署的利益，则应在ITB规定的时间和地点进行开标，并应立即进行记录。

只有递交了标书的投标人方才允许参加公开开标；但是，投标人可授权当地代理人、大使馆或贸易委员会作为其代表。为了确保能够顺利参加开标程序，代表投标人的代理人必须提供合理的证据（名片、授权书等），确认其所代表的投标人的名称。

无论开标是否公开，所有提交了标书的投标人可以获得开标报告，且开标报告应当针对每份收取的标书记录下列信息。开标报告模板应用于编制开标报告。编写开标报告时，应采用开标报告模板；

1. 投标人的名称和国家；

2. 投标保函（如有要求）；

3. 标书货币（由联合国项目事务署在ITB中定义）、投标总价和报价依据（FCA、CPT/DAP等，如相关）。如果一个标书包含多个标段时，必须记录单个标段的总价；

4. 投标人提出的折扣（如有）；

5. 对非完整标书或开标小组发现的其他事项的意见；

6. 开业地点、日期和时间；

7. 联合国项目事务署开标小组的姓名和签名；

8. 出席的供应商或其代表的姓名（名称）和签名（公开开标时）；

9. （公开开标时）出席的客户、政府或资金来源方的任何代表姓名；

10. 按照ITB要求提交的备选标书则应以与普通标书相同的方式进行记录。

开标报告必须由开标小组各成员签字，并存档以备查阅。该报告应可供已提交标书的投标人查阅，如果投标人要求提供副本，也可通过电子方式提供。向投标人披露的信息仅限于开标报告中所含的信息。

7.4.4 建议书开标（征求建议书）

在两信封标书的招标过程中，在未完成技术评审（见第8条“投标文件的评估”）的情况下，不得打开财务标，因此通常不会公开开启建议书，但是，如果公开开启建议书是运营国的例行做法，并且得到了PA的批准，则可以公开开启。在征求建议书（RFP）环节，技术标应首先开启，而财务标则由负责接收标书的个人封存。在技术评审结束后，应单独开启财务标（最好由开启技术标的开标小组开标）。

技术标的开标记录在包含以下信息的报告中：

1. 报价人的名称和国家；

2. 建议书保证金（如有要求）；

3. 对不完善的建议书或开标小组发现的其他事项的意见；

4. 开业地点、日期和时间；

5. 联合国项目事务署开标小组的姓名和签名；

6. 出席的供应商或其代表的姓名（名称）和签名（公开开标时）；

7. （公开开标时）出席的客户、政府或资金来源方的任何代表姓名；

8. 如果按照征求建议书的要求提交备选建议书，则应以与普通建议书相同的方式进行记录。

技术标开标报告必须由开标小组各成员签字，并存档以备今后查阅。

达到或超过设定门限值的技术标，与之相对应的财务标将在单独的开标会议上开启。财务标开标报告必须由财务标开标小组的各位成员签字并存档，其中应包括以下信息：

1. 报价人的名称和国家；

2. 建议书投标货币（由联合国项目事务署在征求建议书中定义）、建议书总价和报价依据（FCA、CPT/DAP 等，如相关）。如果一个标书包含多个标段时，必须记录单个标段的总价；

3. 报价人提出的折扣（如有）；

4. 对不完善的建议书或开标小组发现的其他事项的意见；

5. 开业地点、日期和时间；

6. 联合国项目事务署开标小组的姓名和签名；

7. 出席的供应商或其代表的姓名（名称）和签名（公开开标时）；

8. （公开开标时）出席的客户、政府或资金来源方的任何代表姓名；

9. 如果按照征求建议书的要求提交备选建议书，则应以与普通建议书相同的方式进行记录。

一旦授予合同，提交标书的投标人应可查看建议书开标报告，如果投标人要求提供副本，报告也可通过电子方式提供。此外，只有在合同授予后，才可提供建议书开标报告，并且只列出符合技术要求的报价书的价格。

7.5 投标文件的拒收

只有指定的评标小组可以拒绝非响应或无效的投标文件（见第8条“投标文件的评估”）。未经考虑的迟交投标文件和修改必须保持原封状态（除非打开用于识别）直到授标，然后与其他未中标投标文件一起留存。

如果采用正式的招标法，出现以下情况时，应拒收报价书：

■ 通过招标文件中规定的安全传真/电子邮件以外的任何传真或电子邮件接收，包括投标人同时提交向两个电子邮件地址提交的情况，即：（i） 向招标文件中要求的专用电子邮件地址提交；以及（ii） 直接向采购官员或联合国项目事务署其他人员提交；

■ 在招标文件规定地点以外的任何其他地点或由招标文件规定以外的任何人员收到；

■ 在招标文件规定的投标截止日期之后收到；

■ 先前被拒收后，又通过正确的路线发送。

（有关此等规则例外的详细信息，请参见第731条。）

负责招标工作的采购官员必须确保在授予合同自后立即将任何拒收/未中标的投标文件中所含的投标保函退还给相关投标人。

对于被拒收的各个标书，其合同文件中必须包括以下内容（如有）：

■ 接收日期和时间；

■ 说明是否考虑该标书中标，并说明理由；

■ 信封。

7.6 开标后

为了维护采购过程的完整性，在投标文件开标之后，无论其招标方式和价值如何，所有以纸质版本形式提交的投标文件必须保存在上锁的办公室或文件柜中，并且只能供指定的评标小组查阅。电子版本的报价书投标文件必须保存在安全文件中，并根据情况以纸质版本或电子安全文件的形式提供给指定评标小组查阅（更多信息见第6.10条“电子招投标”）。（来源：财政部国库司）